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La transformación digital de las empresas supone también la integración de los proveedores estratégicos en el día a día de la cadena de producción.
Consiste en crear un catálogo estático en formato legible por el ERP del cliente (Excel, cXML, csv, cif…) y cargarlo en su sistema. Su principal ventaja radica en que dicho archivo estará “on premise”, es decir, en el servidor del cliente. Por tanto la exportación y grabación de información y cesta de la compra a nuestro sistema es inmediata, con los precios negociados personalizados para el cliente.
Sin embargo, el hecho de ser “estático” le priva de la condición de actualización constante o modificación de cualquier aspecto como puedan ser “ofertas especiales”, “descuentos o promociones temporales” o “campañas de desestockaje de artículos”, careciendo también del dinamismo de introducir nuevos productos al mismo o de ver el stock disponible del proveedor. Estos son dos aspectos importantes a tener en cuenta.
Permiten precisamente interactuar constantemente y fomentar la relación compras-proveedor. Se pueden incluir nuevas referencias de artículos, y cualquier cambio puede ser visualizado en el momento por ambas partes. Además, permite la inclusión de modificaciones en los precios de los productos, incorporando descuentos especiales y el comprador puede ver la disponibilidad y cantidades de los productos.
Este tipo de catálogos electrónicos, ecats, se pueden integrar en el sistema de Compras de varias maneras:
Aportan la ventaja que desde el mismo site tienen la opción de realizar los pedidos a distintos proveedores, ahorrando tiempo y costes, e integrándolo en el resto de procesos de la compra como son, desde el flujo de autorizaciones de pedidos hasta la posibilidad de la gestión de albaranes y facturas.
Ejemplos de dichas plataformas de compras, son: SAP Ariba, Coupa, Jaggaer, Fullstep, etc... Todas ellas aportan grandes ventajas a los departamentos de compras a la hora de la gestión de proveedores y la automatización de los procesos de compras.
También estamos asistiendo al resurgimiento de Marketplace B2B, que tan de moda estuvieron hace años. Estos sites permiten también la incorporación de catálogos electrónicos para poner a disposición de los clientes. Ejemplos paradigmáticos son Mercateo y Amazon Business.
Son múltiples las ventajas y beneficios de incorporar los catálogos electrónicos en nuestro sistemas. Aquí va una lista de algunas de ellas:
Éstas, entre otras, son las razones que hacen de la integración de los catálogos electrónicos de los proveedores una cuestión estratégica en los departamentos de compras.
Además, en muchas ocasiones el importe de la cesta de productos es relativamente bajo, pero a menudo con muchas referencias. Resulta una pérdida de tiempo dedicar la doble tarea de buscar todos los artículos y posteriormente grabar dicho pedido con muchas líneas en el ERP de la empresa.
Un buen ejemplo de cómo un proveedor, en este caso de herramientas industriales, mobiliario y epis, puede ayudarnos y facilitar dicho abastecimiento. Es Hoffmann Group.
Con un amplio catálogo de más de 85.000 artículos, con dos marcas propias (Garant y Holex), y la distribución de productos de hasta 500 fabricantes, es un referente y líder en el sector.
La integración de su catálogo, adaptándose a los sistemas de los clientes, le permite posicionarse como un aliado y partner de sus clientes, incorporándolos éstos a la categoría de proveedor estratégico.
Actualmente ofrece a sus clientes la posibilidad de trabajar directamente a través de su tienda de comercio electrónico, eshop, o integrarlo en el ERP.
La clave radica en la “adaptación al medio o circunstancia del cliente”. Integrando el catálogo a través de las plataformas de compras, portales de cliente, Marketplace B2B, o cualquier sistema que permita facilitar al cliente la gestión de sus pedidos de manera electrónica.
Se trata de poner el foco en las necesidades del cliente para facilitarles la tarea de aprovisionamiento.
Para ello, lo ideal es crear dichos puentes con la autonomía que supone trabajar con un catálogo integrado en el sistema del cliente, para que sea él quien decida el “qué, cuándo, dónde y cómo”.
Rodrigo Alonso Gómez. Alumni CEU
Ebusiness Manager. Hoffmann Iberia.
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