LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN EN ENTORNOS DIGITALES

COMUNICACIÓN A DISTANCIA, VIRTUAL O POR ESCRITO… UN MUNDO NUEVO QUE NOS HA PILLADO POCO PREPARADOS

La comunicación cara a cara es nuestro día a día… ¿o ya no? Ahora trabajamos desde casa, hacemos ejercicio guiados desde casa, nos entretenemos en casa… La forma de comunicarse cuando no lo hacemos cara a cara cambia radicalmente. Y este periodo de confinamiento nos ha dejado muy claro que no estamos acostumbrados a hacerlo. Puede llegar a ser un gran reto para muchos.

¿Te sientes identificado si…

…se malinterpreta el tono de un mensaje que has enviado?

…no entiendes exactamente qué te están pidiendo en un correo?

…no sabes identificar cómo se siente tu interlocutor en una conversación mediante videollamada?

Según las investigaciones, el 55 por ciento de la comunicación es el lenguaje corporal, el 38 por cierto es el tono de voz y el 7 por cierto son las palabras reales que se hablan.

Aunque las herramientas de videoconferencia y mensajería instantánea son las herramientas a utilizar, sobre todo cuando teletrabajamos, confiar exclusivamente en esta forma de comunicación puede hacer que se pierdan las pistas y los indicios que proporciona el lenguaje no verbal o la entonación.

Por eso queremos dejarte algunas recomendaciones que es importante tener en cuenta:

• GENERA CONTEXTO. Pon en antecedentes o pregunta por ellos. Entender el contexto en el que se “habla” es importante para ponernos en situación y procesar correctamente la información.
• PRACTICA LA EMPATÍA. No dejes de escuchar, y hazlo activamente. El entorno digital favorece el poder dispersarse con varias tareas al mismo tiempo. Céntrate en la conversación, cierra lo demás que estés haciendo y comunícate prestando toda la atención. Los canales de comunicación remotos a veces dificultan la percepción de las emociones o niveles de energía. Por eso es conveniente expresar las emociones y sentimientos.
• NO DES POR HECHO LAS COSAS. Pregunta, asegúrate de que lo que dices se entiende en el sentido que le estás dando. Y pregunta cuando no estás entendiendo lo que te quieren comunicar. Al finalizar una conversación, correo o llamada, recuerda hacer un resumen: “Entonces quedamos en…. Por lo tanto, espero tu respuesta el día… Entiendo que me llamarás o enviarás la propuesta a las…”
• SÉ CONCRETO. Las explicaciones largas y enrevesadas ya hacen complicada una comunicación cara a cara. Mucho más si lo hacemos por escrito o en remoto. Desvía la atención de quien está recibiendo el mensaje y puede crear confusión.
• DA LA ENTONACIÓN ADECUADA. Cuando hablamos cara a cara es fácil entonar para dar sentido a una frase.  Esto deja de ocurrir cuando la comunicación es por escrito, ya sea por correo o por mensajería instantánea. Ayúdate utilizando correctamente los signos de puntuación: puntos, comas, puntos suspensivos, exclamaciones. Puedes además hacer uso de signos más visuales (siempre adecuándote al contexto): emoticonos, imágenes, gráficos. 
• Aun cuando tengas que ser formal, SÉ EDUCADO Y CERCANO. De esta forma se fomenta el entendimiento del estado de ánimo o de algunas emociones de una manera más evidente. Empieza siempre con un “Buenos días/tardes. Hola, ¿cómo va todo? Espero no interrumpirte…” Y termina siempre dando las gracias.

No olvides los tiempos y los canales

Disponemos de llamadas telefónicas, correos electrónicos, videollamadas o mensajes instantáneos. Toma un momento para entender cuál será el canal adecuado. Y esto dependerá muchas veces del tiempo de respuesta que necesites.

Una llamada, por ejemplo, requiere de una respuesta inmediata, por lo que será aplicable para temas más urgente.

Un correo electrónico no siempre es contestado en el momento, por lo que no debemos entrar en colapso si no se contesta en el momento.

Pon especial cuidado con las videollamadas. Una videollamada sin programar es como presentarte en casa de alguien sin previo aviso. Tenlo en cuenta. Planifica y agenda este tipo de reuniones con tiempo.

Por último, establece pautas o normas de comunicación

Esto ayudará a todos a saber cómo manejarse. Por ejemplo, puedes usar plataformas tipo Slack, Trello o Teams para chatear sobre temas generales. Pero para decisiones o comunicaciones importantes y oficiales, pide que sean tratadas por correo electrónico. Puedes acordar también que los mensajes sólo se envíen en horario de oficina y que las comunicaciones de más urgencia sean las que se hagan por teléfono.

El éxito de toda comunicación es la acción. Por eso merece la pena que le prestemos una atención especial en estos tiempos. Comunicarse de una forma efectiva con nuestros equipos en remoto es uno de los retos más grandes a los que nos enfrentamos hoy en día. Pero como ves, se te hará mucho más sencillo siguiendo estas sencillas consideraciones.

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